近年、ChatGPTをはじめとする生成AIが身近なものとなり、企業の業務でもAIを活用するケースが増えています。
文章の作成や資料の整理、情報収集など、これまで人が時間をかけて行っていた業務をAIにサポートしてもらうことで、業務時間の短縮や社員の負担軽減が期待できます。
一方で、
「会社でAIを使ってみたいけれど、何から始めればいいのかわからない」
「社内の情報をAIに入力しても大丈夫なのか」
といった不安を感じている企業も少なくありません。
そこで今回は、会社でAIを活用するメリットや導入前に知っておきたい注意点、実際に導入するときの進め方について解説します。
会社でAIを活用するメリットとは？
AIを会社の業務に取り入れることで、単純に作業時間を短縮するだけでなく、社員が本来取り組むべき業務に時間を使いやすくなるというメリットがあります。
ここでは、企業がAIを活用することで期待できる主なメリットを紹介します。
業務の効率化につながる
AIは、文章の作成や要約、情報の整理など、さまざまな業務をサポートできます。例えば、メールの文章を作成したり、長い資料の内容をまとめたりする作業は、内容を考えながら一から作成すると時間がかかります。
こうした業務をサポートしてもらうことで、社員が行う作業を減らし、業務時間の短縮につなげることができます。特に、日々繰り返し発生する事務作業などは、AIを活用することで効率化しやすい業務の一つです。
社員の作業負担を減らせる
企業では、売上につながる業務だけでなく、メール対応や資料作成、議事録作成など、多くの事務作業が発生します。一つひとつの作業にかかる時間はそれほど長くなくても、積み重なることで社員の大きな負担になることがあります。
AIをこうした業務の補助として利用すれば、社員が時間を取られていた作業を減らすことができます。その結果、顧客対応や営業活動、企画など、人が判断したりコミュニケーションを取ったりする必要がある業務に、より多くの時間を使えるようになります。
人手不足への対策になる
人材の確保が難しくなっている企業にとって、AIの活用は人手不足への対策の一つにもなります。もちろん、AIが人の代わりにすべての業務を行えるわけではありません。
しかし、これまで社員が行っていた業務の一部を任せたり、AIからサポートを受けたりすることで、限られた人員でも業務を進めやすくなります。「新しく人を採用する」という方法だけではなく、現在いる社員の業務を効率化するという視点も重要です。
業務の標準化・属人化防止につながる
会社によっては、「この業務は特定の社員しか分からない」という状態になっていることがあります。業務が属人化すると、その社員が休んだ際に作業が止まったり、引き継ぎに時間がかかったりすることがあります。
AIを活用してマニュアルや業務手順を整理したり、社内情報を確認しやすくしたりすることで、社員が必要な情報にアクセスしやすい環境を作ることができます。これによって、単なる作業時間の短縮だけではなく、社内の業務を整理するきっかけにもなります。
会社でAIを導入する前に知っておきたい注意点
AIは便利な一方、会社で利用する場合には注意しておきたいポイントがあります。ただ、ポイントさえ押さえれば、AIの利用は怖いものではありません。では実際に注意点を見ていきましょう。
入力する情報に注意する
生成AIを利用する際は、入力する情報について注意が必要です。例えば、顧客情報や個人情報、社外秘の資料など、会社にとって重要な情報を安易にAIへ入力することは避けなければなりません。
AIを会社で利用する場合は、どのような情報を入力してよいのか、社内でルールを決めておくことが大切です。また、利用するAIサービスによって情報の取り扱いや設定などが異なるため、導入前に確認しておきましょう。
AIの回答をそのまま信用しない
AIは文章作成や情報整理などに便利ですが、必ずしもそれが正しい回答であるとは限りません。そのため、AIが作成した文章や情報をそのまま使用するのではなく、最終的には人が内容を確認することが重要です。
特に、社外へ提出する資料や顧客への案内など、間違いが許されない情報については、担当者によるチェックを行うようにしましょう。AIに全てを任せるのではなく、社員の仕事をサポートするツールとして活用することがポイントです。
社員によって利用方法に差が出る
会社でAIを導入しても、社員全員が同じように使いこなせるとは限りません。使用経験がある社員と、ほとんど使ったことがない社員では、その使い方や効率化に大きな差が出てきます。
そのため、単純に「AIを導入したので自由に使ってください」とするのではなく、基本的な使い方や利用ルールを共有することも重要です。まずは簡単な業務から利用してもらい、社内で少しずつ活用方法を広げていくとよいでしょう。
会社でAIを導入するには？基本的な進め方
では、実際に会社でAIを使い始める場合、どのように進めればよいのでしょうか。いきなり会社全体で導入するのではなく、段階的に進めていくことをおすすめします。
①AIを活用したい業務を洗い出す
まずは、現在の業務の中で時間がかかっている作業を洗い出してみましょう。
- メールや文章の作成
- 会議の議事録作成
- 資料の要約
- マニュアル作成
- 社内情報の検索
代表的な例だと、この辺りの業務が挙げられます。
「毎日発生する」「時間がかかる」「ある程度パターンが決まっている」といった業務を洗い出すことで、効率的な利用に繋げることができます。
②小さな業務から試してみる
最初からすべての業務にAIを取り入れる必要はありません。まずは一つか二つの業務を対象にして、実際にAIを使ってみることが大切です。
例えば、メール作成や議事録作成など、比較的取り組みやすい業務から始めることで、社員もAIの使い方を理解しやすくなります。実際に使ってみたうえで、「どの業務ならAIが役立つのか」を判断していきましょう。
③社内で使い方のルールを決める
会社でAIを利用する場合は、社内ルールも重要です。
「どのような情報を入力してよいのか」
「どの業務をAIに任せるのか」
「誰がAIを利用できるのか」
など、基本的なルールを決めておくことで、トラブルを防ぎやすくなります。特に、顧客情報や社内の機密情報を扱う場合には、情報管理について十分に確認しておきましょう。
④効果を確認して活用範囲を広げる
AIを導入した後は、実際に業務がどの程度効率化されたのかを確認します。例えば、「資料作成にかかる時間が30分から10分になった」「メール作成の負担が減った」など、具体的な変化を確認するとよいでしょう。
効果が確認できた業務については、さらに活用範囲を広げていきます。このように、小さく始めて、効果を確認しながら広げていくことが、会社でAIを活用する際のポイントです。
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AIリボーンは、企業が持つ情報や業務内容に合わせてAIを活用し、日々の業務をサポートするサービスです。
例えば、社内で使用している資料やマニュアル、業務に関する情報などをAIに記憶させることで、社員が必要な情報を確認したり、業務上の疑問を解決したりする際のサポートとして活用できます。
また、企業によって抱えている課題や業務内容は異なるため、「とりあえずAIを導入する」のではなく、自社ではどのような業務にAIを活用できるのかを考えることも重要です。
当社では、企業ごとの業務内容やお悩みに合わせて、様々な活用方法をご提案しています。
「AIを導入したいけれど、何から始めればいいのかわからない」という場合でも、現在の業務内容や課題を整理するところからご相談いただけます。
導入自体を目的とするのではなく、自社の業務をより効率的にするためにAIを活用する。
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