近年「人手が足りない」「一人あたりの業務量が多い」「事務作業に時間がかかる」など、中小企業では人手不足によるさまざまな課題が発生しています。
新たな人材を採用することも対策の一つですが、採用難が続く中では、すぐに必要な人材を確保できるとは限りません。
そこで注目されているのが、AIを活用した業務効率化です。
上手く活用することで、これまでスタッフが時間をかけて行っていた文章作成や、情報整理などの業務を効率化し、限られた人員でも業務を進めやすい環境を整えられます。
今回は、中小企業で活用できるAIの具体的な事例や、実際に導入する際のポイントについてご紹介します！
人手不足をAIで補うには？
中小企業では、一人の従業員が複数の業務を担当することも珍しくありません。
本来の担当業務に加えて、メールの作成や資料の整理、社内からの問い合わせ対応など、さまざまな事務作業が発生すると、従業員一人ひとりの負担も大きくなってしまいます。
こうした状況を改善する方法の一つが、AIの活用です。
ただしAIは人間の代わりにすべての仕事を行うものではなく、文章の作成や情報の整理、必要な情報の検索など、一定のルールに沿って進められる業務をサポートすることができます。
つまり、「人を増やす」だけではなく、今いる従業員の業務をAIによって効率化するという考え方が効率的な活用方法の第一歩といえるでしょう。
企業で活用できるAIの事例5選
では、実際にAIはどのような業務に活用できるのでしょうか。ここでは、取り入れやすい代表的な活用事例をご紹介します。
メール・文章作成
日々の業務で発生するメールや文章の作成は、意外と時間のかかる作業です。取引先へのメールや社内通知、お客様への案内文など、内容を考えながら文章を作成すると、それだけで多くの時間を使ってしまうことがあります。
AIを活用すれば、伝えたい内容を入力することで文章の下書きを作成したり、文章をわかりやすく整理したりすることができます。ゼロから文章を作るのではなく、AIに下書きを作成してもらい、人が最終的に確認・修正するという使い方であれば、日々の作業時間を減らしやすくなります。
資料・マニュアル作成
資料やマニュアルを作成する際も、AIを活用できます。例えば、業務内容を整理してマニュアルの構成を作ったり、資料に掲載する文章の下書きを作成したりすることが可能です。特に、社内で使用するマニュアルは内容を整理するだけでも時間がかかります。
AIを活用して最初のたたき台を作成し、その後に担当者が内容を確認することで、資料作成の負担軽減につながります。
議事録作成
会議が終わった後の議事録作成も、AIを活用しやすい業務の一つです。会議で話された内容を整理し、重要なポイントや決定事項などをまとめる作業をAIにサポートしてもらうことで、議事録作成にかかる時間を短縮できます。
ただし、AIが作成した内容に誤りが含まれる可能性もあるため、最終的な内容の確認は人が行うことが大切です。
社内情報の検索・確認
企業には、過去の資料や商品情報、業務マニュアル、社内ルールなど、さまざまな情報が蓄積されています。しかし、必要な情報を探すために毎回ファイルを開いたり、担当者に確認したりしていると、それだけで時間がかかってしまいます。
AIを活用して社内情報を検索・確認できる環境を整えることで、
「この業務の手順は？」
「この商品の情報を確認したい」
「社内の○○について知りたい」
といった疑問を解決するための時間を短縮できる可能性があります。
問い合わせ対応
社内外から寄せられる問い合わせへの対応にも、AIを活用できます。例えば、商品やサービスについてのよくある質問、社内手続きに関する質問など、ある程度回答が決まっている内容であれば、AIを使って回答の作成や情報検索をサポートすることができます。
すべての対応を任せるのではなく、AIで回答を作成・検索→人が確認して対応するという形にすることで、担当者の負担を減らすことができます。
中小企業がAIを導入するときのポイント
AIを導入すれば、必ず業務効率化につながるとは限りません。自社の業務に合った使い方を考えたうえで導入することが重要です。
目的を明確にする
まずは、「AIを導入すること」自体を目的にしないことが大切です。「メール作成に時間がかかっている」「社内資料を探すのに時間がかかる」など、現在抱えている課題を整理し、どの業務を効率化したいのかを明確にしましょう。
身近な業務から始める
最初から会社全体の業務をAI化しようとすると、導入の負担が大きくなってしまいます。まずは文章作成や資料整理など、日常的に発生している身近な業務から始めていき、効果を確認していく方法がおすすめです。
自社の情報をAIで活用する
一般的な生成AIを利用するだけでなく、自社独自の情報をどのように活用するかも重要なポイントです。
会社には、商品情報や業務マニュアル、過去の資料など、その企業だからこそ持っている情報が数多くあります。こうした情報をAIと組み合わせることで、単なる文章作成だけではない、より自社の業務に合わせたAI活用が可能になります。
中小企業のAI活用なら「AIリボーン」
AIを業務に活用したいと考えていても、「どのように自社の業務へ取り入れればいいかわからない」という企業も多いのではないでしょうか。
そこで、AIを活用した業務効率化を検討する際の選択肢の一つとなるのが、当社で取り扱っている「AIリボーン」です。
AIリボーンは、企業が持つ情報や業務内容に合わせてAIを活用し、日々の業務をサポートするサービスです。
一般的な生成AIを利用するだけではなく、自社の情報や業務内容をAIに活用させることで、より実用的なAI活用につなげることができます。
「AIで何ができるのかわからないけれど、興味がある」
「特定の業務に時間がかかっている」
「AIを使って業務を効率化したい」
このようなお悩みからでも構いません。
自社の業務にAIを取り入れ、日々の作業をもっと効率化したい方は、ぜひ一度当社までご相談ください。
AIを活用して業務を効率化しよう
中小企業の人手不足を解決するためには、新たな人材を採用するだけでなく、現在行っている業務を効率化することも重要です。AIを活用すれば、メールや資料の作成、議事録、情報検索、問い合わせ対応など、さまざまな業務をサポートできます。
まずは自社で「時間がかかっている業務」や「繰り返し発生している業務」を洗い出してみましょう。そのうえでAIを活用できる部分を見つけることで、従業員の負担を軽減し、限られた人員でも効率的に業務を進められる環境づくりにつながります。
社内の環境改善作り、まずはAIの導入から始めてみませんか。