オフィスの移転や新規開設では、デスクや椅子、パソコンなど、さまざまな備品を準備する必要があります。
しかし、忘れてはいけないのが、日々の業務で使用するプリンターやコピー用紙、トナーなどの印刷関連用品です。
必要な備品がそろっていないと、書類の印刷や資料の作成に支障が出てしまうこともあります。また、開設時に価格だけで備品を選んでしまうと、導入後に消耗品の購入費用がかさんでしまう可能性もあります。
この記事では、オフィス移転・新規開設で必要な備品を一覧で紹介するとともに、印刷環境を整えるための準備や、導入後のコストを抑えるポイントについて解説します。
オフィス移転・新規開設で必要な備品一覧
オフィスを新しく準備する際は、業務に必要な備品を種類ごとに整理しておくと、買い忘れを防ぎやすくなります。
まずは、一般的なオフィスで必要になる備品を確認しておきましょう。
デスク・椅子などのオフィス家具
従業員が快適に働くためには、作業スペースや収納場所の確保が欠かせません。
主に、次のような備品が必要です。
- デスク・オフィスチェア
- 会議用テーブル・椅子
- 書庫・キャビネット
- 書類整理用の棚
- パーテーション
- ホワイトボード
従業員の人数やオフィスの広さに合わせて、必要な数量を決めましょう。
パソコン・通信機器
業務を進めるためのパソコンや通信環境も、開設前に準備しておきたいものです。
- パソコン・モニター
- キーボード・マウス
- キーボードやモニターなどの接続ケーブル
- ルーター・Wi-Fi機器
- LANケーブル
- 電源タップ
- Web会議用のカメラ・マイク
- 電話機
機器を購入するだけでなく、インターネットへの接続や社内ネットワークの設定も必要です。移転当日から業務を始められるよう、事前に動作確認を済ませておきましょう。
文房具・事務用品
日常的な事務作業では、細かな文房具も多く使用します。
- ボールペン・シャープペンシル
- ノート・メモ帳
- はさみ・カッター
- のり・テープ
- ホチキス・クリップ
- ファイル・バインダー
- 封筒・付箋
- 印鑑・朱肉
- 名刺・名刺ケース
使用頻度の高いものは、開設時にある程度の在庫を用意しておくと安心です。ただし、過剰に購入すると保管場所や管理の手間が増えるため、従業員数や使用量に合わせて準備しましょう。
プリンター・印刷関連用品
オフィスで書類や資料を印刷する場合は、プリンター本体だけでなく、消耗品や周辺用品も必要です。
- プリンター・複合機
- インク・トナー
- コピー用紙
- ラベル用紙
- 封筒・伝票などの印刷用紙
- 印刷物を整理するファイル・トレー
プリンターは、契約書や請求書、社内資料など、さまざまな書類の作成に使用します。業務内容によっては、カラー印刷やスキャン、コピー、FAXなどの機能も必要になるでしょう。
また、プリンター本体を準備しても、対応するインクやトナー、用紙がなければ十分に活用できません。開設時には、本体と消耗品をまとめて確認しておくことが大切です。
清掃用品・その他の備品
従業員が快適に働ける環境を整えるために、清掃用品や衛生用品も準備しましょう。
- ゴミ箱・ゴミ袋
- 掃除機・モップ
- ティッシュ・ペーパータオル
- ハンドソープ
- 救急用品
- 傘立て
- 時計
- 防災用品
必要な備品はオフィスの規模や業種によって異なります。自社の業務内容を確認しながら、優先順位をつけて準備することが重要です。
オフィスの印刷環境を整えるために必要な準備
オフィスで使用する備品の中でも、プリンターや印刷関連用品は、業務の効率や日々の経費に関わる重要な設備です。
ここでは、印刷環境を整える際に確認しておきたいポイントを紹介します。
プリンター・複合機は業務内容に合わせて選ぶ
プリンターを選ぶ際は、本体価格だけでなく、どのような書類をどの程度印刷するのかを考える必要があります。例えば、印刷枚数が少なく、写真やカラー資料を印刷することが多い場合は、インクジェットプリンターが選択肢になります。
一方、請求書や契約書、社内資料など、モノクロの書類を大量に印刷する場合は、印刷速度や大量印刷への対応力に優れたレーザープリンターが適していることがあります。
また、コピーやスキャン、FAXを頻繁に使用する場合は、複合機を導入することで機器をまとめられます。従業員数や月間の印刷枚数、必要な機能を事前に整理し、自社に合った機器を選びましょう。
インク・トナーは対応機種と必要量を確認する
プリンターの導入時には、使用するインクやトナーについても確認が必要です。消耗品は機種によって対応する型番が異なるため、購入前にプリンターのメーカーや機種名を確認しておきましょう。
また、開設直後から書類を多く印刷する予定がある場合は、予備の消耗品を用意しておくと安心です。
ただし、必要以上に在庫を抱えると、保管場所を圧迫したり、管理の手間が増えたりする可能性があります。想定される印刷枚数をもとに、適切な購入量を決めることが大切です。
コピー用紙やラベル用紙なども忘れずに準備する
印刷に必要なのは、プリンター本体やインク・トナーだけではありません。一般的な書類にはA4コピー用紙を使用することが多いですが、業務内容によっては、A3用紙や封筒、ラベル用紙、伝票なども必要になります。
例えば、商品の発送が多い会社では宛名ラベル、経理業務が多い会社では請求書や各種伝票など、用途に応じた用紙を準備しておくとスムーズです。開設時には、どのような書類を印刷するのかを整理し、必要な用紙をリストアップしておきましょう。
ネットワーク設定や印刷テストも事前に行う
プリンターを設置したら、パソコンや社内ネットワークとの接続も確認しましょう。特に複数の従業員が1台のプリンターを共有する場合は、各パソコンから印刷できるように設定する必要があります。
また、印刷テストを行い、文字や画像が正常に印刷されるか、用紙サイズが合っているかなどを確認しておくと安心です。
移転や開設の当日にトラブルが発生すると、業務開始に影響が出る可能性があります。できるだけ事前に設置と動作確認を済ませておきましょう。
オフィス開設時に見落としやすい印刷コスト
新しいオフィスを準備するときは、デスクやパソコンなどの初期費用に目が向きがちです。しかし、印刷環境については、導入時の費用だけでなく、その後も継続して発生するコストを考える必要があります。
プリンター本体の価格だけで判断しない
プリンターを選ぶ際に、本体価格の安さだけを重視してしまうと、導入後のインクやトナーの購入費用が想定より高くなることがあります。そのため、機器を比較するときは、本体価格に加えて、消耗品の価格や交換頻度、想定される印刷枚数も確認しましょう。
例えば、毎月大量に印刷するオフィスでは、1枚あたりの印刷コストの違いが、年間の経費に大きく影響する可能性があります。
コピー用紙や消耗品の購入先を比較する
インク・トナーやコピー用紙は、一度購入して終わりではなく、継続的に補充する必要があります。そのため、購入先や商品を見直すことも、印刷コストを抑える方法の一つです。
例えば、同じ用途で使用できるコピー用紙でも、購入する商品や数量によって費用が異なる場合があります。また、トナーについても、対応する商品の種類や価格を比較することで、コストを見直せる可能性があります。
ただし、価格だけでなく、プリンターとの適合性や印刷品質、必要な納期なども確認することが大切です。
備品の購入先をまとめて管理する
コピー用紙やトナー、文房具などを複数の購入先から手配していると、発注や在庫管理に手間がかかることがあります。購入先を整理し、まとめて手配できるものを集約することで、発注業務の負担を軽減できる場合があります。
また、消耗品の購入履歴や使用量を記録しておけば、必要なタイミングで補充しやすくなり、急な在庫切れも防ぎやすくなります。オフィス開設時は、必要な備品をそろえるだけでなく、その後の購入・管理方法まで考えておくとよいでしょう。
オフィスの印刷環境やOA用品の準備はNEXT株式会社へ
オフィスの移転や新規開設では、プリンター本体だけでなく、インク・トナーやコピー用紙など、必要なものをまとめて準備しておくと安心です。
とはいえ、「どの消耗品を用意すればいいの？」「できるだけ費用を抑えたいけれど、何を見直せばいいの？」と迷うこともあるのではないでしょうか。
NEXT株式会社では、プリンター関連の消耗品やコピー用紙など、オフィスで使うOA用品についてご相談いただけます。
- オフィスの開設に向けて、印刷に必要なものをそろえたい
- インク・トナーやコピー用紙の費用を少しでも抑えたい
- 自社の使い方に合った消耗品を選びたい
このようなお悩みがありましたら、ぜひ一度ご相談ください。
新しいオフィスで気持ちよく業務をスタートできるよう、必要な用品の準備や日々の印刷コストの見直しに、ぜひNEXT株式会社をご活用ください。